Archiwum – finał ogromnego przedsięwzięcia

Zakończył się wieloetapowy remont pomieszczeń w budynku przy ul. Dąbrowskiego 13, wyznaczonych na nową siedzibę Archiwum. Przed remontem magazyny archiwum mieściły się w piwnicach Ratusza i piwnicach budynku Urzędu Miasta przy ul. Michałkowickiej 105. Prace adaptacyjne trwały kilkanaście lat. Kolejne magazyny były stopniowo wyposażane w nowe okna, instalacje, drzwi ognioodporne z elektroniczną kontrolą dostępu, czujniki wykrywania dymu, gaśnice, przyrządy do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza, rolety w oknach, a przede wszystkim w regały przesuwne i stacjonarne, szuflady na mapy oraz drabiny. Wygospodarowano też pomieszczenie biurowe dla archiwistów oraz toaletę. Finalnie Archiwum zajmuje całe pierwsze piętro budynku przy ul. Dąbrowskiego 13 oraz jedno pomieszczenie na parterze.

W dniu 16 marca w Archiwum odbyło się spotkanie wieńczące zakończenie prac. Gośćmi honorowymi byli: obecny Prezydent Miasta Rafał Piech oraz były Prezydent Miasta Zbigniew Paweł Szandar, z którego inicjatywy wiele lat temu wyznaczono miejsce nowej siedziby i rozpoczęto prace. Prezydent Piech sfinalizował dzieło rozpoczęte przez Prezydenta Szandara, wszczynając w grudniu 2018 roku ich intensywny, końcowy etap.

Pomysłodawcą i gospodarzem spotkania była Anna Skiba, której Prezydent Szandar powierzył koordynację całego przedsięwzięcia. Podziękowała ona za wkład w tworzenie nowego Archiwum byłym i obecnym Prezydentom Miasta, ich Zastępcom, Sekretarzom i Skarbnikom Miasta, Naczelnikom, którzy szefowali i szefują Wydziałowi, jakiego częścią jest Archiwum. Podziękowała też zespołowi archiwistów, których wiedza, doświadczenie, sumienność, cierpliwość i praca fizyczna – a jest jej naprawdę sporo – skutkują sprawnym wykonywaniem zadań Archiwum.

Anna Skiba zaprezentowała kalendarium prac, zdjęcia starych magazynów i przeprowadzek akt. Od czasu powstania pierwszego nowego magazynu w roku 2005, dokumenty napływające do Archiwum były przejmowane do nowej siedziby. Z kolei dokumenty z byłych magazynów, przed umieszczeniem w nowych, zostały przez archiwistów spakowane, zaplombowane, przekazane do odgrzybiania. Ponadto prezentacja objęła też codzienną pracę archiwistów: przejmowanie akt z wydziałów Urzędu, udostępnianie akt, porządkowanie dokumentów i ich przekazywanie do Archiwum Państwowego. Opowiedziano o formalnych procedurach i praktycznych pracach przygotowania akt do niszczenia, przechowywania akt oraz zadaniach koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta w zakresie dokumentacji papierowej i elektronicznej.

Zasób Archiwum, obejmujący 2098 metrów bieżących dokumentacji aktowej i technicznej (materiałów archiwalnych niepodlegających niszczeniu oraz dokumentacji niearchiwalnej, mającej różne okresy przechowywania), tworzy dokumentacja własna Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie oraz odziedziczona po Prezydium Miejskiej Rady Narodowej i Urzędzie Miejskim w Siemianowicach Śląskich, a także dokumentacja zdeponowana (obca) – niearchiwalna, przejęta po samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie miały sukcesora oraz dla których organem założycielskim było nasze miasto.

Na prezentacji informacje merytoryczne i zdjęcia były przeplatane rysunkami Bogusława Małuseckiego z Archiwum Państwowego w Katowicach – kierownika Oddziału w Gliwicach, barwnie i z humorem oddającymi blaski i cienie zawodu. Jeden z rysunków „Spotkał górnik archiwistkę” powstał specjalnie dla naszego miasta, które w 2014 roku w Parku Tradycji było gospodarzem XI Zjazdu Sekcji Archiwistów Samorządowych, działających w ramach Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Prezydent Zbigniew Paweł Szandar swoimi działaniami zwrócił 20 lat temu uwagę na fakt, iż ogromnie ważnym aspektem działań organów miasta i urzędników jest dokumentacja, powstająca w związku z wszystkimi przedsięwzięciami podejmowanymi przez władze miasta. Urząd Miasta wytwarza i gromadzi duże ilości akt, które mają istotne znaczenie dla spraw miasta, mieszkańców, przedsiębiorców, a część z nich ma ogromne znaczenie historyczne i zostawia ślad kolejnym pokoleniom. Zachowaniu tych śladów sprzyja nowa siedziba Archiwum – magazyny, odpowiednie, jeśli chodzi o ich pojemność (rezerwa wynosi 1261 metrów bieżących) oraz odpowiednie pod względem panującej w nich temperatury i wilgotności powietrza. Ponadto efektywne funkcjonowanie Archiwum jest niezbędną składową sprawnego zarządzania Urzędem, miastem i sprawami mieszkańców.

Autor:

• Anna Skiba, Wydział Organizacji i Zarządzania