Warsztat prostego języka
W „Warsztacie prostego języka” publikujemy materiały wspierające pracowników Urzędu Miasta w rozwijaniu umiejętności jasnego i zrozumiałego komunikowania się z mieszkańcami. Znajdą się tu m.in. poradniki, pliki do pobrania, linki do sprawdzonych źródeł, przykłady „było / jest”, checklisty, tutoriale oraz dobre praktyki związane z upraszczaniem języka pism, komunikatów i informacji urzędowych. Zakładka będzie systematycznie uzupełniana i ma służyć jako praktyczna baza wiedzy do codziennej pracy.
#1: Kto tu rządzi? Siła strony czynnej
Czy wiesz, dlaczego pisma urzędowe bywają męczące? Często dlatego, że… nikt w nich nic nie robi. „Decyzja została podjęta”, „wniosek został rozpatrzony” – to strona bierna, która ukrywa wykonawcę. Dziś nauczymy się, jak przywrócić tekstom energię i konkret.
W prostym języku stawiamy na stronę czynną. Dzięki niej mieszkaniec od razu wie, kto do niego pisze i kto zajmuje się jego sprawą. Strona czynna jest krótsza, bardziej dynamiczna i buduje zaufanie.
Szybka zamiana: Było vs Jest
Spójrz na poniższą tabelę i zobacz, jak prosta zmiana formy czasownika zmienia odbiór całego zdania:
| Urzędowy „sztywniak” (strona bierna) | Prosty język (strona czynna) | Dlaczego to jest lepsze? |
| „Dokonano weryfikacji dokumentów.” | „Sprawdziliśmy Pana dokumenty.” | Wiemy, że to urzędnik wykonał pracę. |
| „Wniosek został rozpatrzony negatywnie.” | „Odrzuciliśmy Twój wniosek.” | Brzmi konkretnie i uczciwie. |
| „Zawiadamia się, że…” | „Zawiadamiamy, że…” | Tworzy relację między urzędem a obywatelem. |
| „Płatność powinna zostać uiszczona.” | „Prosimy zapłacić.” / „Zapłać…” | Od razu wiadomo, co mieszkaniec ma zrobić. |
Złota zasada: Szukaj sprawcy!
Zanim wyślesz pismo, sprawdź, czy nie używasz form bezosobowych kończących się na -no lub -to (np. przyjęto, wysłano, zrobiono).
Zadaj sobie pytanie: Kto to zrobił?
- Jeśli to my (Urząd/Wydział) – napisz: „Zrobiliśmy”.
- Jeśli to mieszkaniec – napisz: „Zrobił Pan / Zrobiła Pani”.